Factura electrónica básico

La factura electrónica es hoy el estándar para vender bienes y servicios en Colombia. Si trabajas como independiente, abres una empresa o simplemente compras y quieres que tus gastos queden soportados, conviene entender cómo funciona. Esta guía resume lo esencial para un extranjero.

Qué es y por qué importa

Es un documento digital con validez tributaria que reemplaza a la factura en papel. Se genera mediante un sistema habilitado, se valida ante la DIAN y se entrega al comprador por medios electrónicos. Para quien vende, es la prueba de sus ingresos; para quien compra, es el soporte del gasto.

¿Quién debe facturar?

En general, quienes venden bienes o prestan servicios en Colombia y están obligados según su actividad y régimen. Hay reglas particulares y topes para personas naturales y regímenes simplificados. Confirma tu obligación con la DIAN o con un contador, porque depende de tu caso.

Pasos básicos para empezar

  • Inscribirte en el RUT con la actividad económica correcta.
  • Habilitarte como facturador electrónico en la DIAN, eligiendo un proveedor tecnológico o la solución gratuita que ofrezca la entidad.
  • Obtener la numeración autorizada y configurar tus datos y tu logo.
  • Emitir cada factura con la información del comprador y los impuestos aplicables.

Si trabajas con clientes en el exterior

Las reglas de facturación a clientes extranjeros tienen particularidades en materia de IVA y soporte de exportación de servicios. Pregunta a un contador cómo documentar cada tipo de venta y qué conservar.

Buenas prácticas

Guarda copias de todas las facturas emitidas y recibidas, concilia tus ingresos con tus extractos y revisa tus plazos de declaración. Como comprador, pide siempre factura electrónica a tu nombre o a tu NIT cuando necesites soportar un gasto.

Preguntas frecuentes

¿Necesito NIT para facturar?

Sí, necesitas estar inscrito en el RUT para emitir facturas.

¿Puedo facturar sin empresa?

Una persona natural puede facturar si está inscrita y cumple sus obligaciones; confirma tu régimen.

¿Qué pasa si no facturo?

Puede haber sanciones tributarias. Consulta con un contador para evitarlas.

Si quieres orientación para entender requisitos migratorios, puedes consultar a Colombia Visa Legal. Cuando un trámite es virtual, Cancillería recomienda hacerlo directamente; la orientación profesional sirve para entender el proceso, no para reemplazar la fuente oficial.

Guías relacionadas

Información general basada en normas y prácticas vigentes; puede cambiar. Confirma tu caso con la fuente oficial o un profesional autorizado. No es asesoría legal, tributaria ni médica.